Cómo organizar un lean coffee

Un lean coffee es una dinámica magnífica para facilitar eventos en tu comunidad cuando no conoces de antemano los intereses de las personas que van a asistir a la reunión.

Qué materiales necesitas

• Notas adhesivas
• Bolígrafos
• Una superficie donde colocar las notas adhesivas

Cómo se desarrolla un lean coffee

En pocas palabras, un lean coffee es una actividad donde las personas que asisten a la reunión proponen, en tiempo real, temas sobre los que les gustaría hablar o discutir. Tras presentar brevemente cada tema, los asistentes otorgan una serie de votos a las propuestas que les parecen más interesantes y se ordenan por orden de popularidad.

Después, se destina un tiempo en concreto (por ejemplo, 10 minutos) para cada tema, que se puede extender o no en función de los intereses de la audiencia. Se puede extender un mismo tema por otros 10 minutos o saltar al siguiente en orden de popularidad.

Ejemplo

1. (Opcional) Establecer un tema de alto nivel para el lean coffee. Por ejemplo: lenguajes de programación.
2. Utilizar 10 minutos para que los asistentes puedan escribir en notas adhesivas sus propuestas (idealmente, un tema por nota adhesiva). A medida que se van escribiendo, se pueden ir depositando en la superficie destinada para ello. Se pueden acompañar del nombre de la persona autora de la propuesta.
3. Dedicar 2 minutos para agrupar aquellas notas adhesivas que traten temas similares y puedan entenderse como un único tema.
4. Utilizar 5 minutos para que los participantes puedan votar los temas que les resulten más interesantes. Se puede limitar la votación a un máximo de 3 votos por persona.
5. Ordenar los temas de mayor a menor popularidad.
6. Empezar con el tema más popular y utilizar bloques de 10 minutos para la discusión. Al final de cada bloque (es recomendable utilizar un temporizador con alarma), se pregunta a los participantes si desean dedicar otro bloque de 10 minutos al mismo tema o saltar a la siguiente propuesta (en orden de popularidad).

Número de personas

Realmente no hay un número máximo o mínimo, aunque existen matices en función del objetivo del lean coffee. Por ejemplo, si utilizamos el lean coffee para generar temas para discutir en grupo, es recomendable dividir a los asistentes en grupos de máximo 10 personas para que puedan mantener una conversación fluida. En cambio, si del lean coffee van a salir pequeñas presentaciones, el número de personas no sería tan relevante.